“지난해부터 전자거래기본법을 통해 공인전자문서보관소의 설립 제도가 도입되면서 스토리지 업계의 활동 반경이 넓어졌다. 특히 최근 산자부가 올해 9월부터 본격적인 제도를 시행할 것이라고 밝힘에 따라 업계의 전략도 한층 강화될 것으로 전망된다.
이에 본지는 공인전자문서보관소에 관한 전반적 지식을 제공하고 관련 업체들의 전략을 소개한다. ”
 
■ 공인전자문서보관소란

공인전자문서보관소는 전자문서의 안전한 보관을 담당하고, 전자문서의 내용및 송수신 여부등을 증명하는 별도의 기관을 말한다. 지난 2일 산업 자원부는 ‘공인전자문서보관소 시설 및 장비 등에 관한 규정’과 ‘전자문서보관 등 표준업무준칙’을 공포하고 시범사업을 거쳐 올해 9월부터 공인전자문서보관소 제도를 본격 시행한다고 밝혔다.

 이는 세계최초로 우리나라에서 시행되는 것으로 업계는 이를 두고 ‘e-비즈니스 혁명’이라 칭할 정도로 시장에 대한 기대감이 높다. 산자부는 이르면 11월 ‘제1호 공인전자문서보관소’를 오픈할 계획이다.

사실상 관련 업계에서는 전자문서의 효율성을 강조해왔으나, 전자문서의 위. 변조에 대한 우려가 존재해 종이 문서의 사용은 계속됐다. 하지만 이 같은 종이문서 사용은 엄청난 비용 낭비를 초래하고 있는 상황.

산자부 자료에 따르면 종이문서 사용으로 은행권은 각종 전표류 발행 및 보관에 연평균 총 1500억원  이상을 지출하고 있으며, 보험권은 청약서, 보험금 청구서 등으로 인해 연 1200억원을 지출하고 있다. 또한 신용카드 업계도 매출 전표 회수 및 보관에 비슷한 수준의 돈을 낭비하고 있는 것으로 조사됐다. 

일단 공인전자문서보관소가 설립되면 이처럼 종이문서에 들어가는 비용을 절감할 수 있어 기업은 생산성 향상에 도움이 될 것으로 보인다. 또한 업무 프로세스가 전자화돼 효율성 향상에도 기여를 할 것으로 보인다.

공인전자문서보관소는 설립 자체만으로도 이슈가 될 사항이다. 특히 세계 최초로 도입되는 제도인 만큼 국내 IT 시장에 미칠 영향이 적지 않다는 게 업계의 의견이다.

관련 IT 신규시장이 활성화되는 만큼 일자리 창출을 비롯해, 국내 IT인프라가 공고해 진다는 점이다. 산업자원부는 이번 보관소 제도가 처음 사례인 만큼 시범사업을 통해 전반적인 운영 절차를 점검하고, 제도 시행을 철저히 준비할 방침이다.

산자부는 현재 공인전자문서보관소 자격 기준을 자본금 80억, 전문 인력 12인 이상 법인, 전자문서 송, 수신, 보관, 보안, 백업 설비 등을 확보한 자라고 명시했다.
 
■ 스캐닝 문서 보관 법적 허용 추진

사실상 전자문서의 이용을 위해선 먼저 종이문서 전자화, 즉 스캐닝 문서에 대한 법적 허용일 먼저 이뤄져야 한다.

현재 전자거래기본법은 전자문서 효력 및 보관에 관한 일반적 사항은 명시돼 있으나, 스캐닝문서 관련 규정은 미비한 상태.
즉 과연 스캐닝 문서가 종이문서와 동일한 효력을 갖고 있는지에 대한 규정이 정확히 제시되어 있지 않다.

이에 따라 업계는 종이문서를 스캐닝 한 것과 원본을 동시에 보관하고 있어 각종 부대비용이 발생하고 있다.

산자부는 이에 따라 금년 정기국회 시 개정 추진 및 내년 상반기까지 하위 규정을 정비해 전자문서보관소 활성화를 위한 기반 마련에 주력할 방침이다. 현재 일본은 지난해 4월 ‘e-문서법’ 을 통해 종이문서의 전자적 보관을 규정하고, 변경방지, 원본 재현 여부 등에 관한 사항을 정해 놓고 있다. 

하지만 스캐닝 문제에 있어서도 업계에서는 컬러 스캐닝에 관한 강한 부담감을 가지고 있고, 자칫 금융권 위주로 사업이 진행될 수 있어 공인전자문서보관소 사업의 시행착오는 다소 안고 가야할 것으로 보인다.

이에  산자부는 성공적 제도 정착을 위해 ‘마스터 플랜’을 수립하고, 금융권 위주로 전개되는 보관 수요를 전업종으로 확산시켜 조기 활성화에 힘쓸 방침이다.  
 
■ 스토리지 업계 기대감 ‘높다’

공인전자문서보관소가 설립됨에 따라 금융권, SI업체, 솔루션 업체 등 관련 업계가 벌써부터 분주해지고 있다. 이들 업체들은 컨소시엄을 구성해 사업권한을 따낼 것으로 전망되기에 벌써부터 누가 어떻게 손을 잡을 지 업계는 주시하고 있다.

금융권도 예외는 아니다. 특히 대형 금융지주사들이 관심을 기울이고 있는데, 이는 자사가 전자문서의 수요가 확실히 다른 금융기관보다 월등하고 동시에 IT자회사를 통한 보관소 운영이 가능해 수익원으로도 작용할 수 있기 때문인 것으로 풀이된다.

현재 우리은행은 우리금융정보시스템과 보관소 사업을 검토하고 있다. 또한 농협, 신한 은행 등 은행권과 금융결제원도 은행 문서관리와 BPR처리현황 등 필요성 여부를 검토하며, 은행권을 겨냥한 보관소 사업에 관심을 보이는 것으로 전해졌다.

하지만 어느 업계보다 공인전자문서보관소 사업은 스토리지 업계에 ‘희망’을 주고 있다. 사실상 지난해까지 점차 시장 성장세가 주춤했던 스토리지 업계에 공인전자문서보관소 사업은 오랜만에 맛보는 단비와도 같다.

스토리지 업체 관계자는 “사실상 솔루션은 이미 업계에 제공할 만큼 했고, 더 이상 기대 시장이 없다”면서 “하지만 공인전자문서보관소 사업이 시행되면서 솔루션 및 컨설팅 제공을 통한 수익을 기대하고 있다. 공인전자문서보관소는 스토리지 업계의 마지막 숨통이 될 지도 모른다”고 전했다.

공인전자문서보관소 시스템 아키텍처 상에 보면 전자문서 보관에 관한 관리, 이관 및 폐기, 복구 , 이관 및 폐기 이력관리 등의 보관소비스에 스토리지 솔루션이 적용되며, 직접적인 전자문서 관리가 아니더라도 재해 복구 관리, 저장소 관리 등의 분야에 스토리지 업체들이 진출할 수 있기 때문이다.
 
즉 전자문서 시스템 구축을 위해 다양한 기반 시스템이 필수적이지만, 안정적이고 유연성이 확보된 스토리지가 가장 핵심이 되는 기초 요건이기 때문이다.

이에 따라 스토리지 업체들은 한층 강화된 솔루션과 전략을 내세워 시장 공격에 나설 태세다. 단순 스토리지 솔루션이 아니라, 이기종 환경 하에서의 지원, 원격지 이중 보관 가능 등 다양한 기능을 탑재할 뿐만 아니라 단순 솔루션 판매에서 솔루션의 백업, 유지, 보수 등 다양한 활동을 영역을 넓혀가고 있다.

하지만 무엇보다 이들 업체들의 공통점은 고객 ‘비즈니스 요구’에 화답하는 것이다. 단순한 기술력 제공 보다는 스토리지 기술력을 비즈니스 요구 사항에 최적화시켜, 장기적인 기업 전략 실현에 도움을 주고 이를 통해 수익을 창출한다는 것.

공인전자문서보관소와 관련, 이들 업체들은 고객들의 니즈를 충분히 파악하고 이를 만족시키는 것이 보관소 제도의 성공에 기여하는 길이라고 입을 모으고 있다.
▲     공인전자문서보관소 도입시 업무 프로세스 변환

  남지연 기자  lamanua@seoulfn.com